Intellua is een initiatief van Tech Tribes Sourcing BV, met maatschappelijke zetel te Entrepotkaai 10A B-2000 Antwerpen, geregistreerd onder het bedrijfsnummer 0662.622.836.  Tech Tribes Sourcing BV is onderdeel van Tech Tribes NV, een Belgische holding actief in IT-consulting, hierna “Tech Tribes” genoemd. Tech Tribes heeft haar hoofdkantoor te Entrepotkaai 10A B-2000 Antwerpen, geregistreerd onder bedrijfsnummer 0676.512.246. Binnen de diensten van Intellua verzamelen wij bepaalde persoonsgegevens die worden verwerkt door Tech Tribes NV, Tech Tribes is de verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens op of via de website.

Deze Privacyverklaring heeft betrekking op alle persoonsgegevens die worden verzameld en verwerkt door Intellua. Met deze privacyverklaring willen we jou zo goed mogelijk informeren over welke gegevens wij verzamelen, waarom we dat doen, en hoe jij er controle over hebt.

1. Toepassingsgebied van de Privacyverklaring

Intellua hecht veel waarde aan privacy en zet zich daarom in om de (persoons-) gegevens van al haar belanghebbenden met de grootst mogelijke zorgvuldigheid te beschermen en persoonsgegevens enkel en alleen op een eerlijke en wettige manier te verwerken. Deze privacyverklaring is van toepassing op onze huidige klanten, partners, potentiële klanten, deelnemers aan onze evenementen en websitebezoekers voor de persoonsgegevens die Intellua via deze website en de gerelateerde services verzamelt en verwerkt.

Deze privacyverklaring bevat belangrijke informatie over hoe en voor welke doeleinden Intellua persoonsgegevens verzamelt en verwerkt, en verduidelijkt welke rechten u als betrokkene kunt uitoefenen.

2. Verwerken van persoonsgegevens

Persoonsgegevens kunnen worden gedefinieerd als alle informatie waardoor een natuurlijke persoon direct of indirect kan worden geïdentificeerd. U kunt ons uw persoonsgegevens verstrekken in het kader van de volgende activiteiten, voor de overeenkomstige doeleinden en op basis van de vermelde redenen:

• Contactformulier of correspondentie: het contactformulier op de website kan u pas indienen als u de privacyverklaring hebt gelezen en toestemming hebt gegeven tot de verwerking van uw gegevens. Via het contactformulier worden volgende persoonsgegevens verwerkt: uw voornaam, achternaam, e-mailadres, provincie en uw vraag of bericht dat u kan intypen in het vrij tekstveld. Als u rechtstreeks contact met ons opneemt (per e-mail, telefoon of brief), zullen wij uw contactgegevens en de inhoud van deze correspondentie verwerken. We gebruiken deze informatie alleen om uw vraag of bericht voldoende af te handelen.

• Voor sales en marketing doeleinden: Intellua kan uw naam en contactgegevens gebruiken voor direct marketingcampagnes om u te informeren over updates met betrekking tot de diensten die Intellua levert en om potentiële toekomstige klanten te contacteren. Wij versturen deze mededelingen op basis van het legitiem belang van Intellua wanneer wij merken dat u geïnteresseerd bent in of baat zou kunnen hebben bij onze diensten. Wij verzamelen toestemming voor direct marketing op verschillende manieren. Dit kan door middel van een actieve opt-in via online formulieren, schriftelijke toestemming die offline wordt gegeven, of telefonische toestemming tijdens een gesprek. In bepaalde gevallen, zoals bij bestaande klanten, kunnen wij marketingberichten versturen op basis van een soft opt-in, waarbij u steeds de mogelijkheid krijgt om u eenvoudig af te melden.

• Statistische analyses en website-optimalisatie: Wij verwerken jouw persoonsgegevens om statistische analyses uit te voeren met als doel onze websites, diensten te verbeteren of nieuwe diensten te ontwikkelen. Dit doen wij op basis van ons gerechtvaardigd belang. Dit kan al dan niet gebeuren via cookies, zoals hieronder toegelicht:

“Our website uses cookies and similar technologies to enhance your browsing experience and ensure the website operates efficiently. We use Cloudflare to improve website security and performance. Cloudflare may set cookies such as the "__cfduid" to help identify malicious visitors, reduce the chance of blocking legitimate users, and provide customized services. For more information about Cloudflare's cookies, please visit their privacy policy. You can control cookie preferences through your browser settings.”

• Enquête/ feedback: op basis van het legitiem belang van Intellua, kunnen we uw contactgegevens gebruiken om de aangeboden services te beoordelen, te evalueren en te verbeteren. Voor dit doel kunnen we vragenlijsten of klantonderzoeken sturen, of u vragen om ons feedbackformulier voor klanten in te vullen.

• Evenementen: wanneer u zich als (potentiële) klant registreert voor één van onze evenementen, vragen we u om bepaalde informatie te verstrekken om te kunnen deelnemen aan dat specifieke evenement. We zullen u bv. meestal vragen om uw voornaam, achternaam, e-mailadres, telefoon, functie en het bedrijf waarvoor u werkzaam bent. Wij verzamelen deze informatie op basis van uw toestemming om uw registratie te voltooien en zo de beste evenementervaring voor iedereen te garanderen. Daarnaast stelt deze informatie ons in staat om u zowel voor als na het evenement op de hoogte te houden van relevante details, en u te informeren over toekomstige, vergelijkbare evenementen.

• Voor de aflevering van onze diensten: wanneer u bepaalde diensten van Intellua afneemt, verzamelen wij uw contactgegevens en factuurgegevens. Dit is met het oog op het leveren van onze diensten en het beheren van onze (klant-)relatie, en op basis van uw overeenkomst met Intellua.

Intellua treedt, in het kader van de dienstverlening, op als verwerker in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Het bedrijf dat gebruik maakt van Intellua is de verwerkingsverantwoordelijke en is uitsluitend verantwoordelijk voor het bepalen van de doeleinden en middelen van de verwerking van persoonsgegevens via het platform.

De gegevens die via Intellua worden opgevraagd, kunnen persoonsgegevens omvatten. Dit is afhankelijk van de wijze waarop het platform door de verwerkingsverantwoordelijke is ingericht.

Intellua heeft standaard geen toegang tot de inhoud van chatgesprekken of tot de gegevens die via het platform worden opgevraagd. Alleen in het geval dat een gebruiker aangeeft niet akkoord te gaan met een gegeven antwoord van de chatbot (bijvoorbeeld door middel van negatieve feedback), kan Intellua toegang verkrijgen tot de betreffende chatgeschiedenis en onderliggende data, mits:

• de gebruiker deze feedback actief heeft gegeven; en
• de verwerkingsverantwoordelijke uitdrukkelijk heeft ingestemd met het delen van deze gegevens met Intellua ten behoeve van ondersteuning of kwaliteitsverbetering.

Zonder deze expliciete toestemming blijven de gesprekken en bijbehorende gegevens voor Intellua niet inzichtelijk of toegankelijk.

• Andere relaties: we verzamelen contactgegevens van onze huidige of toekomstige leveranciers en partners. We verwerken deze informatie om onze overeenkomsten aan te gaan en onze relaties of samenwerkingsverbanden te beheren. Deze verwerking is daarom gebaseerd op het sluiten en uitvoeren van onze contracten en zakelijke relaties.

Intellua beschouwt uw persoonsgegevens als vertrouwelijk en verbindt zich ertoe deze alleen te verwerken op een manier die verenigbaar is met de doeleinden waarvoor de gegevens aanvankelijk werden verzameld.

3. Uw rechten als betrokkene

Te allen tijde heeft u de mogelijkheid om uw rechten uit te oefenen zoals beschreven in de Algemene Verordening Gegevensbescherming. U kan de volgende rechten uitoefenen:

• Recht van toegang tot uw persoonsgegevens

U hebt te allen tijde het recht de toegang tot uw persoonsgegevens te vragen, en om een kopie van de persoonsgegevens op te vragen die Intellua over u verzamelt.

• Recht op rectificatie

U hebt altijd het recht om onjuiste persoonsgegevens te laten corrigeren of onvolledige persoonsgegevens aan te vullen.

• Recht op gegevenswissing (“recht om te worden vergeten”)

U kunt vragen om uw persoonsgegevens te laten verwijderen uit de systemen van Intellua. Het verzoek om uw persoonsgegevens te wissen kan niet altijd worden toegekend vanwege contractuele of wettelijke verplichtingen of als wij een gerechtvaardigd belang hebben bij het behoud ervan. Tech Tribes neemt deze verplichtingen in acht bij het beantwoorden van uw aanvraag.

• Recht van bezwaar

U hebt het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens als de verwerking plaatsvindt op grond van het rechtmatig belang van Intellua of op grond van algemeen belang. We stoppen met verwerken tenzij we kunnen aantonen dat er dwingende legitieme redenen zijn voor de verdere verwerking of voor de uitoefening van juridische claims. U kunt ook bezwaar maken in het geval van de verwerking van uw gegevens voor direct marketingdoeleinden, zodat de persoonsgegevens niet langer voor deze doeleinden zullen worden verwerkt.

• Recht om uw toestemming in te trekken

Voor de verwerking van uw persoonsgegevens verzameld door Intellua met uw toestemming, kunt u uw toestemming op elk gewenst moment intrekken. U kunt zich bv. altijd uitschrijven voor de nieuwsbrieven. Het intrekken van uw toestemming is echter niet van toepassing op verwerkingen die eerder door Tech Tribes zijn uitgevoerd.

• Recht op beperking van de verwerking

In bepaalde gevallen heeft u het recht om de beperking van de verwerking uw persoonsgegevens te verkrijgen. We gaan door met het opslaan van uw gegevens, maar we zullen het gebruik ervan beperken. U kunt bv. deze aanvraag indienen als u denkt dat uw persoonsgegevens onjuist zijn of als de verwerking door Intellua niet gerechtvaardigd is. We hoeven deze verzoeken alleen in specifieke gevallen te vervullen, zoals bepaald door de wet.

• Recht op overdraagbaarheid van persoonsgegevens

U heeft het recht om de persoonsgegevens die u betreffen, verwerkt door Intellua, in een gestructureerd, veelgebruikt en machinaal leesbaar formaat te verkrijgen en/of om die gegevens naar een andere verwerkingsverantwoordelijke door te laten sturen.

Bovenstaande rechten kunnen kosteloos worden uitgeoefend door een e-mail te sturen naar Intellua. We verbinden ons ertoe om uw verzoek binnen een maand na ontvangst te beantwoorden. Het is mogelijk dat we eerst om aanvullende informatie vragen om uw identiteit te bevestigen en ervoor te zorgen dat het verzoek van u afkomstig is.

• Rechten uitoefenen

U kan uw verzoek tot het uitoefenen van uw rechten doen door een e-mail te sturen naar [email protected]. Tech Tribes heeft 30 dagen tijd om uw aanvraag te beantwoorden.

• Het recht om een klacht in te dienen

Als u op enig moment meent dat Tech Tribes een inbreuk maakt op uw privacy, hebt u het recht een klacht in te dienen bij de Belgische gegevensbeschermingsautoriteit: Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, Tel +32 (0) 2 274 48 00.

4. Openbaarmaking aan derden

Intellua onthoudt zich van het bekendmaken of verkopen van persoonsgegevens van u aan derden en het publiekelijk bekendmaken van de persoonsgegevens van u, tenzij in de volgende specifieke gevallen:

• Om onze diensten te kunnen leveren, maakt Intellua gebruik van een aantal gespecialiseerde subverwerkers. Deze partijen verwerken gegevens uitsluitend in opdracht van Intellua en binnen het kader van de overeengekomen doeleinden. Hieronder vindt u een overzicht van de subverwerkers die wij inzetten:
• Scaleway (Frankrijk)

Scaleway fungeert als onze primaire hostingprovider. Alle gegevens die via onze diensten worden verwerkt, worden opgeslagen in de datacenters van Scaleway. Daarnaast levert Scaleway bepaalde Large Language Model (LLM)-diensten die onderdeel uitmaken van onze chatbotfunctionaliteit.

• Google Cloud Platform (België)

Voor specifieke functionaliteiten maken wij gebruik van LLM-modellen van Gemini en/of Anthropic via Google Cloud Platform. Gebruikersberichten kunnen via deze dienst worden verwerkt voor het genereren van antwoorden, maar worden niet opgeslagen door Google.

• Microsoft Azure (EU)

Microsoft Azure wordt ingezet voor toegang tot OpenAI-modellen. Ook hier geldt dat gebruikersberichten wel worden verwerkt, maar niet worden opgeslagen door Microsoft of OpenAI.

• Pyannote AI

Voor de speaker diarization-functionaliteit binnen onze meeting transcriptie-optie maken wij gebruik van Pyannote AI. Indien u gebruik maakt van deze functionaliteit, worden audio-opnames naar Pyannote AI verzonden voor verwerking.

• Wettelijke verplichtingen: Als dit vereist is door toepasselijke wetten of voorschriften.
• Internationale overdrachten: Met betrekking tot internationale overdrachten van persoonsgegevens en verwerking buiten de Europese Economische Ruimte (EER), worden uw gegevens alleen overgedragen aan andere Tech Tribes-vestigingen of partijen in derde landen, zoals softwareleveranciers en cloud- of mailingservices, indien dit is toegestaan volgens de van toepassing zijnde wetgeving inzake gegevensbescherming. Wij doen alles wat binnen onze mogelijkheden ligt om passende beschermingsmaatregelen te nemen om ervoor te zorgen dat uw rechten worden gerespecteerd, ook door gegevensontvangers buiten de EER, conform een adequaat niveau van gegevensbescherming.

5. Bewaring van uw persoonsgegevens

Intellua erkent het belang van de bescherming van persoonsgegevens. We bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan strikt noodzakelijk voor het realiseren van de doeleinden waarvoor wij de gegevens hebben ontvangen, of voor de uitvoering van een contract, of voor het voldoen aan een wettelijke verplichting. De bewaartermijnen verschillen wat betreft het soort verwerkingsactiviteit en het doel waarvoor de persoonsgegevens werden verzameld.

De persoonsgegevens die wij verzamelen op basis van uw toestemming, worden door ons bewaard zolang uw toestemming geldig blijft.

We houden klantinformatie bij zo lang als redelijkerwijs noodzakelijk is om onze overeenkomsten uit te voeren, om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen (zoals boekhoudkundige en fiscale verplichtingen) en om geschillen op te lossen of overeenkomsten af te dwingen. Voor boekhoudkundige en fiscale zaken worden persoonsgebonden gegevens, conform de wettelijke minimumbewaartermijnen, zeven jaar na het beëindigen van de samenwerking bijgehouden. Persoonlijke informatie wordt bewaard voor de duur van onze contractuele relatie en van zodra er geen sprake meer is van enig contact, voor een passieve bewaarperiode van drie jaar.

In alle gevallen kunnen persoonsgegevens voor een langere periode worden bewaard als er een wettelijke of regelgevende reden is om dit te doen, of voor een kortere periode gehanteerd worden als het betrokkene bezwaar maakt tegen de verwerking van zijn/haar persoonsgegevens en als er niet langer sprake is van een legitieme reden om ze te behouden.

We garanderen u dat er slechts beperkte toegang tot gearchiveerde gegevens wordt geboden, en dat uw persoonsgegevens worden verwijderd of anoniem worden gemaakt als de bewaartermijn is verstreken.

6. Beveiliging en vertrouwelijkheid van uw persoonsgegevens

Intellua heeft technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen genomen om de vernietiging, verlies, vervalsing, wijziging, ongeautoriseerde toegang of openbaarmaking van uw persoonsgegevens aan derden en enige andere ongeoorloofde verwerking van deze gegevens te voorkomen.

We hebben er alles aan gedaan om de vertrouwelijkheid, integriteit en beschikbaarheid van de informatiesystemen en -services die persoonsgegevens verwerken, te waarborgen. Deze maatregelen omvatten fysieke en operationele beveiligingsmaatregelen, toegangscontrole, bewustmakingstrainingen en vertrouwelijkheidsclausules. Al onze werknemers en door ons ingeschakelde derden zijn verplicht om de privacy en veiligheid van uw gegevens te respecteren. Onze werknemers zijn gebonden aan geheimhoudingsverplichtingen en volgen trainingen op het gebied van gegevensbescherming en beveiliging. Met derden maken wij strikte contractuele afspraken over de verwerking en beveiliging van persoonsgegevens, volledig in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving. Daarnaast voeren wij periodiek controles en audits uit om naleving te waarborgen en continue verbetering te stimuleren.

De website van Intellua maakt gebruik van een betrouwbaar SSL-certificaat om te waarborgen dat uw persoonsgegevens niet in verkeerde handen vallen. Daarnaast is toegang enkel door ons personeel, of door personeel van externe verwerkers, alleen mogelijk op een need-to-know-basis en is deze onderworpen aan strikte geheimhoudingsverplichtingen. We hanteren daarbij een veilige password policy en tooling. We hebben ook gespecialiseerde medewerkers die instaan voor de veiligheid van onze IT-infrastructuur. U begrijpt echter dat de zorg voor veiligheid slechts inspanningsverplichtingen naar beste vermogen zijn, die nooit kunnen worden gegarandeerd.

7. Contactgegevens

Als u opmerkingen of vragen heeft over de informatie in deze verklaring, of over andere kwesties met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens door Intellua, neem dan contact met ons op via [email protected].

8. Wijzigingen aan onze privacyverklaring

We kunnen deze privacyverklaring van tijd tot tijd aanpassen of bijwerken om wijzigingen in onze werkwijzen met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens of wijzigingen in toepasselijke wetgeving weer te geven. We doen dit door de bijgewerkte versie op deze Intellua-website te plaatsen. Wanneer we wijzigingen in onze Privacyverklaring publiceren, zullen we de datum van de “laatste update” van onze privacyverklaring wijzigen. Aanzienlijke veranderingen zullen op onze homepage terug te vinden zijn. Niettemin raden we u aan om onze privacyverklaring regelmatig te lezen.